(Document Management System) إدارة وأرشفة الوثائق والملفات

نبذة عن الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الالكترونية أو كما يسميها البعض بالصادر و الوارد أو متابعة المعاملات أو متابعة المهام أو تطبيقات سير العمل ما هي إلا مسمى لمفهوم و حيد وهو برامج إدارة الوثائق

نظام إدارة الوثائق هو نظام حاسوبي يستخدم لإدارة الوثائق و متابعة و تخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات

مشكلة الوثائق داخل المؤسسات

التعامل مع الكمية والنوعية

صعوبة البحث عن الأوراق واسترجاعها وكذلك مضيعة للوقت

تخزين الأوراق يشغل مساحة كبيرة من المؤسسة وهو عامل مكلف نظرا لضيق المساحة والحاجة لحسن استغلال المساحات المتاحة.

ضعف الحماية والأمن – ممكن فقد الأوراق أو تلفها أو التعرض لحريق أو الإطلاع عليها

لا يوجد نسخ احتياطية فنسخ الورقة يتم بعمل ورقه أخرى

عدم الإمكانية للوصول للمعلومة فورا سواء داخل المؤسسة أو خارج المؤسسة

صعوبة إجبار ما هو مكتوب على ورقة بالسياسات واللوائح

أهمية إستخدام نظام الإدارة الالكترونية للوثائق

- توفير الوقت المستهلك في البحث واستعادة المعلومات

- إدارة مشاكل السجلات المعقدة

- الفعالية في توزيع الوثائق الهامة والموافقة عليها

- تصريح دخول محدد للمستخدمين لاستعراض الوثائق حسب الصلاحية

- المسح الضوئي للوثائق وتخزينها وادارتها.

يتم وبشكل ديناميكي تخزين بيانات الاعدادات اللازمة لربط الانظمة بنظام الوثائق وتشمل هذه البيانات على معلومات حول الانظمة وحقول الفهرسة المطلوبة لكل نظام

- سهولة الربط مع اي نظام قائم وكل ما يلزم هو استدعاء نظام الارشفة من داخل البرامج المعنية بالارشفة

نظام اتمتة العمليات الإدارية وتدفق الأعمال - نظام إنسيابية العمل

في ظل التوسع السريع والمضطرد في قطاعات الأعمال والتجارة أصبح الاهتمام بجوانب جودة وكفاءة الخدمة المقدمة من قبل المؤسسات أمراً محورياً لضمان الاحتفاظ بعملائها الحاليين و كذلك عدم التفريط بالعملاء المتوقعين ،إلا أن الآلية التقليدية المتبعة في هذه المؤسسات لتسيير أعمالها سواء الداخلية أو التي تتواصل مع العملاء مباشرة عانت دائماً من قصور حتى أنها أعتبرت دائما كحلقة الضعف في سلسلة الإجراءات الإدارية المتبعة في هذه المؤسسات

يمكن تعريف تدفق العمل ببساطة على أنه حركة الوثائق أو المستندات أو الاستمارات والمهام المتعلقة بها لأداء معاملة عمل معينة في المؤسسة ويتم تنفيذ هذه الخطوات وفق ترتيب معين ووفق مجموعة من النظم والشروط للحصول على نتيجة